Impayés : comment les éviter et les gérer ?

Les factures impayées sont à l’origine d’un grand nombre de défaillances d’entreprises, en particulier les petites structures, car elles engendrent des difficultés de trésorerie. Un dépôt de bilan sur quatre est dû à des impayés. Pour éviter cette situation, il est crucial de prendre des précautions en amont et de réagir rapidement en cas de retard de paiement.

Se renseigner sur ses clients, pour bien les connaître

La première étape est de bien connaître vos clients et leur processus de facturation :

• À qui envoyer la facture ?

• Quelles informations inclure pour être payé ?

• Qui est responsable du règlement ?

• Quels sont les délais de paiement habituels ?

Ensuite, il est indispensable de connaître la situation financière de vos clients :

• Rencontrent-ils des difficultés financières ?

• Ont-ils de nombreux impayés ?

• Sont-ils solvables ?

Pour obtenir ces informations, vous pouvez consulter des sources comme :

• Infogreffe.fr
• Service de la publicité foncière, conservation des hypothèques
• Société.com

Être rigoureux dans la gestion

Pour garantir le développement de votre activité, une gestion rigoureuse est indispensable. Il est conseillé de :

• Maintenir une gestion quotidienne stricte.

• Organiser vos fichiers et documents par client.

• Suivre de près les paiements de vos clients.

• Réagir rapidement en cas de retard de paiement.

• Conserver une trésorerie suffisante pour couvrir les retards et impayés.

• Demander des acomptes pour les commandes importantes, et facturer des situations si la prestation dure dans le temps.

• Rédiger soigneusement vos documents contractuels (conditions générales de vente, prestations détaillées, modalités de paiement, pénalités de retard).

• Obtenir le consentement du client par la signature d’un devis ou bon de commande.

• Émettre une facture conforme après la réalisation de la prestation.

Vous pouvez également envisager de vendre vos créances à une société d’affacturage. Celle-ci prend en charge le risque des impayés et le recouvrement, mais cette solution est coûteuse.

Une autre solution est la cession Daily, qui consiste à transférer vos factures à la banque en échange d’un découvert ou d’une ligne de crédit. Cependant, cette méthode n’élimine pas le risque d’impayés, car en cas de non-paiement, le montant est débité de votre compte. Le coût de ces options peut être élevé et elles ne sont pas toujours adaptées aux petites entreprises.

Mettre en place un suivi des encours

Il est essentiel de suivre les encours, c’est-à-dire les factures émises et impayées à date. Cela permet de détecter rapidement les paiements en retard et d’identifier les mauvais payeurs, afin d’éviter de retravailler avec des clients à risque.

 Le recouvrement amiable de vos créances

Si malgré vos précautions, certains clients ne paient pas dans les délais, il est important d’agir vite pour protéger votre trésorerie.

La première étape est de procéder à un recouvrement amiable. À la date prévue du paiement, si le client ne règle pas, contactez-le par téléphone pour comprendre les raisons du retard et tenter de trouver un accord. Si, après quelques jours, le paiement n’est toujours pas effectué, envoyez une relance écrite par courrier simple. Si cette démarche reste sans réponse, envoyez une lettre recommandée avec accusé de réception, rappelant les précédentes demandes.

Veillez à espacer vos relances de manière raisonnable et conservez une copie de chaque échange.

Le recouvrement judiciaire des factures impayées

Si le recouvrement amiable échoue, la seconde étape consiste à engager une procédure formelle. Adressez une lettre recommandée avec accusé de réception, détaillant la situation et demandant le règlement sous un délai raisonnable, par exemple 15 jours. Sans réponse, vous pouvez envisager une procédure d’injonction de payer. Cette procédure est simple, rapide et gratuite, et doit être lancée dans un délai de 2 ans pour les particuliers et 5 ans pour les professionnels.

Pour une créance inférieure à 4 000 €, vous pouvez également recourir à un huissier de justice, qui entamera une procédure simplifiée de recouvrement de créance.